Sabemos que mesmo assim nossa postura muitas vezes é similar à de crianças (nem sempre somente crianças) que gostam muito de um sapato, e mesmo já não servindo mais, encolhem os dedos para que possam continuar exatamente da maneira que estão, sem mudanças.

O ser humano tende a adaptar-se às dificuldades para não mudar. E assim, tal como o sapo no ditado popular que diz que ele pulará se jogado num tacho de água a ferver mas morrerá se a temperatura for sendo aumentada gradualmente, mantemos tudo do mesmo modo como sempre foi…

Mas como começar?

Tal qual como dissemos anteriormente, não devemos começar com compra de computadores e softwares!

A maneira de iniciar a organizar uma empresa é efetivamente enxergar o que é suposto que a empresa faça, na sequencia como deve ser feito e como é entregue. O negócio da empresa (o que faz o dinheiro entrar) é sempre o que temos mais claro e por este ponto que precisamos iniciar a desenhar a maneira que nossa empresa deve operar.

A cadeia de valor dos processos que compoe um negócio possui 3 divisões: Gestão, Negócio e Apoio. O Negócio deve ser nosso ponto de partida na organização!

Ao conseguirmos responder estas perguntas (Qual nosso negócio? Como deve ser feito? Como deve ser entregue?) teremos o material necessário para a análise de todos os processos que precisam existir mas não fazem parte do negócio. Desde a Gestão da empresa até processos como Finanças, Contabilidade, Recursos Humanos etc.

Estes processos de apoio serão identificados através de perguntas como:

– Quais os recursos que precisamos para fazer / entregar nosso negócio?

– Quais os requisitos que precisamos cumprir para fazer / entregar nosso negócio?

Mas por que processos?

Nossa tendência é registrar o que fazemos como sendo o que é suposto fazermos. E não só, a partir do pensamento presumido, adotamos que esta é a verdade e o único meio (ou o melhor) de fazer o que nossa empresa faz. Não bastando isto, tendemos a personificar atividades e tarefas: “A emissão de faturas é feita pelo João. A venda é feita pela Filipa. Nuno é responsável pelo envio dos produtos”.

Isto leva-nos a dois erros

1. Associamos tarefas à pessoas e deixamos de questionar estas atribuições
2. Carregamos para dentro de nossa análise os atributos pessoais de cada colaborador. Ao fazer isso categorizamos, dividimos, criamos um viés sobre o que deve ser feito não pelo processo, mas sim por quem hoje faz.

Ao partirmos do desenho que fizemos do nosso modelo de Negócio ideal e depois começarmos a identificar tudo o que deve acontecer para dar suporte ao Negócio (processos de apoio) e tudo o que deve ser gerido / monitorado / coordenado (Gestão) mas sem levar em consideração nossa configuração e equipa atual estaremos mais próximos de determinar onde queremos chegar. Ao conseguir descrever uma sequência de atividades que iniciam com um input e finalizam com um output teremos a identificação de um processo.

Processos permitem enxergar a empresa por linhas lógicas onde algo entra de um lado, sofre uma transformação ou processamento e sai de outro lado. Tarefas são partes pequenas de processos e se olharmos somente para elas podemos não ver com clareza onde elas encaixam-se, a utilidade e recursos que consomem.

Podemos ter na mesma empresa duas pessoas a fazerem tarefas similares para departamentos diferentes: a logística carrega uma fatura no sistema ao receber mercadoria e na sequência a produção carrega a mesma fatura para fins de estoque. Será que o processo de receção de mercadorias precisa desta operação duplicada? As tarefas parecem corretas quando analisadas individualmente. Ao analisarmos o processo identificamos uma redundância (e uma oportunidade de otimização).

E as pessoas?

O trabalho de gerir processos e não tarefas está longe de ser algo frio e impessoal. Muito pelo contrário! É fundamental ter também a leitura de como a empresa funciona hoje em dia. Como as pessoas trabalham. O que fazem? Como fazem? Por que fazem?

Ao termos dois caminhados desenhados (o processo baseado em como enxergamos o negócio e o processo efetivamente realizado) temos a oportunidade de comparar os dois cenários e identificar oportunidades de melhoria.

Identificar também o “Porque fazem” temos uma chance única de entender motivações, visões e receios de quem está envolvido no processo. Podemos descobrir que nosso colaborador tem uma forma peculiar de desenvolver certa tarefa que deveria tornar-se o procedimento padrão pois ele possui uma experiencia ou conhecimento diferenciado. Ou podemos identificar que certas pessoas fazem certas tarefas com receio de tornarem-se desnecessárias e perderem seu emprego.

Gestão de processos é, na sua essência, gerir pessoas e recursos da maneira mais organizada e otimizada possível!

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Pensar em tarefas esquecendo-se que estas fazem parte de algo maior normalmente gera redundâncias, retrabalho ou o estado mais puro de simplesmente “jogar seu tempo fora”.
Mas por que esta visão tão radical? Planilhas são ruins? Automação não é uma das grandes ferramentas para o aumento de produtividade?
Com certeza! Mas devemos nos lembrar que a tecnologia pode ser ótima em resolver problemas que não existiam antes dela! Computadores sozinhos não automatizam nada. Investimento em equipamentos sem uma boa estratégia pode ser um péssimo negócio.

O foco deve ser a visualização do que fazemos como partes de “tarefas mãe”. Não devemos olhar a tarefa “Lançar notas fiscais em planilha de controle”. Mas sim conhecer o processo “Recebimento de Notas Fiscais de fornecedores” e saber que o lançamento delas em um controle faz parte deste processo maior. Existe um fluxo de dados, informações (dados e informações são coisas distintas!) e documentos.
Precisamos pensar no todo. Basicamente:
– Qual o motivo do que fazemos?
– Quem são nossos clientes (inclusive internos na empresa)? E seus requisitos?
– Quem são nossos fornecedores (inclusive internos na empresa)? E seus requisitos?
Muitas das tarefas que realizamos compartilham informações com outros setores. Os dados que precisamos já podem estar disponíveis sem termos que gerar um novo controle. Ou ainda, acrescentando somente um dado adicional a um controle já existente podemos economizar horas de trabalho para o cliente de nossa informação.

É comum associarmos a simples transferência de dados para um computador como uma automação.
É um pensamento arcaico, incorreto e pode gerar grande prejuízo!
Precisamos mesmo ter o mesmo controle de notas duplicado entre o pessoal do almoxarifado e do contas a pagar? Precisamos realmente ter 2, 3, 5 pessoas manuseando as mesmas informações para setores diferentes?

Primeiramente é preciso organizar a casa! Descobrir quais as necessidades e requisitos para os processos. Entender quem faz o que e PORQUÊ! Após isso entendemos o fluxo dos dados e as informações geradas. Então organizamos os processos e finalmente criamos as ferramentas necessárias ou que possam trazer melhorias para os processos.
É isto ou simplesmente jogar computadores no meio do caos…

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