É uma realidade: a epidemia do SARS-COV-2 (coronavírus, no popular) vai causar muitos impactos à economia e à sociedade. A queda na faturação de muitas empresas pode ser algo não recuperável no curto e médio prazo e ser danosa à toda a cadeia produtiva. Fecho de empresas, espaços públicos, restrição na deslocação, impedimento ao trabalho… Como seguir a operar numa situação como essa? 

Com quarentenas forçadas e deslocação e reuniões comprometidas muito se fala na mídia em trabalho remoto ou teletrabalho. Mas como sair de hábitos e culturas tradicionais e de uma hora para outra ter de trabalhar de maneira remota?  

Podemos colaborar na resolução deste desafio! Veja abaixo um resumo estratégico do conceito do trabalho remoto e os primeiros passos a serem seguidos para mudar paradigmas e efetivamente trabalhar remotamente em sua empresa. 

A implantação do teletrabalho requer atuação em 2 frentes distintas mas indivisíveis: Pessoas & Cultura e Processos & Tecnologia. Neste framework, que chamamos “Ten 2 Remote”, propomos as mudanças necessárias para estas duas áreas e sugerimos um caminho para esta implantação.  

“Ten 2 Remote” – Primeira parte: Pessoas & Cultura 

1 – Conceito: Trabalho remoto não é home office! Ou seja, apesar de trabalhar de casa poder ser uma opção não é isto que o define. Trabalhar remoto é possibilidade de trabalhar de outros ambientes além do escritório. 

2 – Organização da equipa: Não estar presente num escritório não quer dizer que cada um irá trabalhar de um jeito ou em horários completamente diferentes. Ou ainda, trabalhar menos e entregar pouco valor! Apesar da possibilidade de a equipa ter horários diferentes e personalizados isto é uma conquista realizada com ganho de maturidade no trabalho remoto. Ou seja: é possível trabalhar remoto e cumprir horário (mas é recomendável que isso logo seja superado para extrair o melhor do trabalho remoto!) 

3 – Mindset sobre necessidade de espaço físico: O conceito do trabalho precisa mudar quanto à necessidade de um local físico. E isso precisa refletir-se na prática. Se a equipa irá trabalhar de forma remota todas as informações, documentos e ferramentas precisam estar disponíveis a todos que de direito. Obviamente não é possível acabar de maneira definitiva com papéis mas é possível disponibilizar a maior parte deles de maneira digital, organizar os ficheiros da empresa na nuvem ou ainda trocar murais de comunicação por uma intranet, substituir assinaturas em documentos por fluxos de aprovação digitais. As possibilidades são praticamente infinitas! 

4 – Gestão de pessoas: O gerenciamento das pessoas e do trabalho a ser desenvolvido precisa mudar! E isso é bom! Líderes lideram pessoas mas a figura do gerentes na empresa requer que seja preciso gerir processos e entregas e não pessoas! Estranho? Na verdade pessoas e a cultura da empresa são o primeiro foco da mudança. Em um ambiente remoto é preciso estipular metas, entregas, objetivos. E focar nisto e não em como as pessoas estão fazendo ou o que estão fazendo. Acredite, é impossível micro gerir uma equipa remota e ainda assim ser produtivo. Microgerenciamento e produtividade são inversamente proporcionais! 

5 – Comunicação: A comunicação é a chave do sucesso! Uma equipa remota não precisa necessariamente estar sem contacto. Mas também não pode ter o contacto errado. Ferramentas corretas, mudança de hábitos e uma dedicação em comunicar e captar a comunicação são fundamentais! O incremento no uso de ferramentas de comunicação escrita pode levar a desentendimentos desnecessários. A falta de contacto físico pode levar algumas pessoas a sentirem-se sozinhas ou mesmo deprimidas. O excesso de reuniões e conferencias pode aniquilar a produtividade da equipa. Uma boa estratégia de comunicação é imperativa. 

“Ten 2 Remote” – Segunda parte: Processos e tecnologia 

1 – Gestão de processos: Tenha certeza de que Pessoas & Cultura é a primeira frente de mudança na sua empresa. Nenhuma ferramenta, plataforma ou solução tecnológica vai garantir o sucesso do trabalho remoto na sua empresa sem um comprometimento das lideranças e das pessoas. 

Mas somente uma equipa dedicada também não vai garantir que o trabalho remoto funcione! 

Por isso é importante repensar a maneira que o trabalho deverá acontecer. Deixar de pensar nominalmente em pessoas x tarefas e pensar em processos. Processos precisam ser organizados, procedimentos criados e pessoas treinadas.  

2 – Métricas dos processos: Para mudar o conceito de micro gerir as pessoas e enxergar processos é preciso conseguir medir se as pessoas conseguem trabalhar e, importantíssimo, entregar! Como disse Deming: ““Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia” 

3 – Documentação / Procedimentos: este ponto é básico mas é também sensível à realidade de equipas ágeis. Então sem entrar na especificidade destas duas realidades precisamos considerar a seguinte premissa: todos os envolvidos precisam saber o que fazer e como fazer! Independente do modelo de gestão adotado é preciso garantir que as pessoas saibam como executar suas tarefas, como participar das atividades, fazer os devidos registros, usar as ferramentas. As possibilidades são imensas e vão desde os sempre úteis procedimentos à formas mais dinâmicas como Wiki. 

4 – Ferramentas tecnológicas: Processos e métricas precisam de ferramentas adequadas para serem operacionalizados. Partindo da comunicação e passando por colaboração de ficheiros, reuniões online e calendários (dentre outras!) é importante definir as ferramentas que serão adotadas pela empresa. Sempre que possível, o mais integradas possível! 

5 – Automação de processos: Um caminho natural com o uso mais intenso de ferramentas é utilizar recursos mais avançados de colaboração como fluxos automatizados. Mesmo que no início seja mais difícil implantar estes automatismos (na maior parte dos casos não há o que automatizar pois os processos ainda estão sendo identificados e modelados) é importante otimizar o uso de ferramentas pois é preciso levar sempre em consideração que as pessoas não estarão no mesmo ambiente físico onde basta levantar a cabeça e confirmar o envio de um email ou atualizar sobre algum assunto durante um cafezinho. Essa lacuna física precisa ser suprida com ferramentas que facilitem o trabalho, notifiquem as partes interessadas e controlem as interações. 

Importante ressaltar que mesmo que certos termos indicados nos passos acima não sejam exatamente os utilizados nas metodologias ágeis ou mesmo a forma de apresentação de alguns conceitos, todos os componentes deste método 5 por 5 são aplicáveis tanto para equipas ágeis como tradicionais! 

E um cuidado para não colocar tudo a perder: manter-se fixo no plano inicial sem acompanhar o avanço da implantação e suas consequências. O ser humano tende a manter-se em sua zona de conforto. Grandes mudanças normalmente ou são mal recebidas ou causam uma apreensão e ansiedade que podem ser prejudiciais. É preciso acompanhar com cuidado a implantação e mais ainda monitorar os resultados dos processos e adaptação das pessoas. Esteja pronto para dar um passo atrás se for necessário corrigir o rumo escolhido. Desde o uso de alguma ferramenta até um método de reuniões. Tudo precisa ser acompanhado e reiniciado se for preciso.  

Implantar trabalho remoto é definitivamente muito mais do que mandar as pessoas trabalharem de casa! Exige algumas mudanças de paradigmas e ajustes no funcionamento da empresa. Mas pode trazer benefícios incríveis para a produtividade da sua empresa e para o bem estar das equipas! Reduzir custos com espaço físico, diminuir tempo perdido e cansaço com deslocações e poder ter o melhor de cada colaborador são incentivos para que estas mudanças ocorram já!

Estamos sendo forçados a tomar estas atitudes por um evento externo e fora de nosso controle. Aproveite esta necessidade de mudança e antecipe-se!  

Precisa de ajuda nesta mudança? Encontre-se conosco que ajudaremos neste processo (pode ser remotamente ?). MitUP & Me! 

geral@wp.mitup.pt 

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